Politique de confidentialité d'AutoScribe

Date d’entrée en vigueur : 11 janvier 2024

Mis à jour : 10 avril 2026

Mutuo Solutions Santé (« nous », « notre » ou « nos ») exploite le site Web https://mutuohealth.com (ci-après le « Site Web ») et fournit des applications et des solutions destinées aux professionnels de la santé (les « Services »). Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels et à respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée. La présente Politique de confidentialité explique comment nous le faisons.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité au besoin. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

1. Quels renseignements recueillons-nous?

Renseignements personnels

Lorsque vous utilisez nos Services, nous pouvons vous demander de nous fournir certains renseignements permettant de vous identifier personnellement (« renseignements personnels »), notamment :

Adresse courriel

Prénom et nom

Témoins (« cookies ») et données d'utilisation

Renseignements sur les patients

Dans le cadre des Services, Mutuo Santé recueille des renseignements sur les patients de trois façons :

Création d'une transcription mot à mot des échanges entre le patient et son médecin durant la consultation, au moyen d'un logiciel de reconnaissance vocale et d'autres technologies.

Création d'un enregistrement audio de la consultation.

Collecte de renseignements limités sur le patient directement auprès de son médecin ou du personnel de sa clinique afin de vérifier son identité.

Tous les renseignements sur les patients que nous recueillons sont traités conformément à la présente Politique de confidentialité.

Données d'utilisation

Nous pouvons recueillir des renseignements sur la façon dont le Site Web et les Services de Mutuo Health sont utilisés (« données d'utilisation »). Ces renseignements peuvent comprendre notamment : l'adresse IP, le type et la version du navigateur, les pages consultées, la date et l'heure des visites, le temps passé sur les pages, les identifiants uniques d'appareil, d'autres données diagnostiques.

Témoins (« cookies ») et données du Site Web

Sauf si vous choisissez de les refuser, le Site Web utilise des témoins et d'autres technologies automatisées de collecte de données, avec votre consentement, afin de recueillir des renseignements personnels lorsque vous consultez ou utilisez le Site Web.

Ces renseignements peuvent comprendre notamment :les identifiants uniques, l'adresse IP, les données techniques d'utilisation, le type de navigateur, les paramètres de fuseau horaire, les préférences linguistiques, le système d'exploitation, les identifiants uniques d'appareil, l'historique de recherche, le temps de réponse des pages, la durée des visites, les pages consultées, les préférences marketing, les données de navigation et de clics.

Ces témoins nous permettent de mieux comprendre la façon dont vous utilisez le Site Web et d'améliorer son contenu. Ils peuvent également servir à promouvoir nos produits et services.

Certains renseignements recueillis au moyen des témoins peuvent constituer des renseignements personnels. Vous pouvez désactiver les témoins ou empêcher les sites Web tiers d'y accéder en modifiant les paramètres de confidentialité de votre navigateur. Toutefois, la désactivation des témoins peut limiter certaines fonctionnalités du Site Web et nous empêcher de vous fournir certains renseignements ou services demandés.

Marketing direct

Si vous choisissez de recevoir des communications promotionnelles ou marketing de Mutuo Santé, nous recueillerons votre nom, votre adresse courriel ainsi que tout autre renseignement que vous nous fournissez afin de vous informer de nos produits et services.

2. Pourquoi utilisons-nous les renseignements personnels?

Renseignements sur les patients recueillis et traités dans le cadre des Services

Les renseignements sur les patients sont utilisés de la façon suivante :

À la fin de chaque consultation, AutoScribe utilise la transcription afin de générer un document d'information destiné au patient. Ce document résume les échanges entre le médecin et le patient, y compris les mesures ou suivis convenus. Il peut être imprimé et remis au patient ou lui être transmis par courriel avec son consentement.

Mutuo Health analyse les transcriptions des consultations au moyen de l'apprentissage automatique afin d'automatiser et de soutenir la documentation clinique du médecin. Cette utilisation nécessite l'autorisation du professionnel de la santé et, dans le cas de certains Services, notamment AutoScribe Express, les renseignements peuvent être dépersonnalisés avant l'analyse. Les transcriptions servent également à maintenir et améliorer la qualité et l'efficacité des Services ainsi qu'à développer de nouvelles fonctionnalités. Il appartient au professionnel de la santé d'obtenir le consentement requis ou d'utiliser les outils appropriés conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Les enregistrements audios sont utilisés uniquement pour confirmer l'exactitude et l'intégralité des transcriptions. Mutuo Santé ne conserve aucun enregistrement après sa suppression conformément à son entente de services conclue avec le responsable du traitement des données.

Les renseignements sur les patients peuvent également être utilisés lorsque la loi l'exige, notamment pour prévenir la fraude ou respecter des obligations légales.

Renseignements personnels

Mutuo Solutions Santé utilise les renseignements personnels recueillis notamment afin de:

Fournir et maintenir le Site Web et les Services;

Vous informer des modifications apportées au Site Web ou aux Services;

Vous permettre d'utiliser les fonctionnalités interactives lorsque vous choisissez de le faire;

Offrir un service de soutien à la clientèle.

Témoins et données du Site Web

Les témoins et les données du Site Web sont utilisés afin de :

Fournir et maintenir le Site Web;

Recueillir des données analytiques pour améliorer le Site Web;

Surveiller l'utilisation du Site Web;

Détecter, prévenir et corriger les problèmes techniques.

3. Avec qui partageons-nous les renseignements personnels?

Renseignements sur les patients recueillis et traités dans le cadre des Services

Mutuo Santé peut communiquer des renseignements sur les patients à des fournisseurs de services qui agissent en notre nom, lorsque ceux-ci sont liés par contrat pour traiter ces renseignements selon nos instructions. Nos fournisseurs de services ne sont autorisés à utiliser les renseignements sur les patients que conformément à nos directives. Nos ententes contractuelles garantissent qu'ils respectent cette obligation et qu'ils n'utilisent pas ces renseignements à leurs propres fins. Ils sont également tenus de mettre en œuvre des mesures appropriées afin de protéger les renseignements sur les patients.

Mutuo Santé ne divulguera aucun renseignement sur les patients à d'autres personnes, sauf avec l'autorisation du responsable du traitement des données ou lorsque la loi l'exige ou le permet. Nous ne vendons ni ne louons jamais les renseignements sur les patients.

Renseignements personnels, témoins et données du Site Web

Nous partageons vos renseignements personnels uniquement avec des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter le Site Web et les Services. Cela comprend notamment les services liés : à la prévention de la fraude, au traitement des paiements, à l'envoi de notifications, à la prestation des services ou des renseignements demandés, à l'exploitation du Site Web et des Services, au service à la clientèle.

Nous faisons uniquement appel à des fournisseurs de services qui offrent un niveau de protection comparable pour vos renseignements personnels. Nos contrats prévoient qu'ils respectent cette obligation et qu'ils n'utilisent pas vos renseignements personnels à leurs propres fins.

Nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels aux autorités chargées de l'application de la loi lorsqu'elles démontrent qu'elles disposent de l'autorité légale nécessaire pour les obtenir.

Nous pourrions également communiquer vos renseignements personnels dans le cadre d'une réorganisation, d'une fusion, d'une acquisition ou de la vente réelle ou éventuelle de notre entreprise. Dans un tel cas, nous veillerons à ce que tous les renseignements communiqués demeurent protégés conformément à la présente Politique de confidentialité.

Nous pouvons faire appel à des sociétés ou à des personnes tierces pour faciliter l'exploitation de notre Site Web, fournir des services connexes ou nous aider à analyser l'utilisation du Site Web et des Services.

Ces tiers n'ont accès à vos renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à l'exécution de ces tâches en notre nom et sont tenus de ne pas les divulguer ni les utiliser à d'autres fins.

4. Comment Mutuo Santé utilise-t-elle l'intelligence artificielle?

Mutuo Santé fait appel à un fournisseur tiers de services d'intelligence artificielle (le « fournisseur de services d'IA ») afin de soutenir la conversion de la parole en texte et la génération de notes cliniques. Notre contrat avec ce fournisseur prévoit qu'il ne peut recueillir et traiter que les données nécessaires à la prestation des services conformément aux ententes en vigueur. Il n'est pas autorisé à conserver ni à utiliser les renseignements sur les patients pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Le fournisseur de services d'IA peut traiter certaines données à l'extérieur du Canada.

5. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Renseignements sur les patients

Mutuo Santé conserve les renseignements sur les patients uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi permet ou exige une période de conservation différente. Par exemple, chaque enregistrement audio d'une consultation est conservé uniquement le temps nécessaire pour permettre à notre client de confirmer que la transcription correspondante est exacte et complète. Par la suite, l'enregistrement est détruit de manière sécuritaire conformément à l'entente de services conclue avec le responsable du traitement des données.

6. Comment veillons-nous à l'exactitude des renseignements personnels?

Nous prenons des mesures raisonnables afin de nous assurer que les renseignements personnels dont nous avons la garde sont exacts et à jour. Toutefois, nous comptons principalement sur le responsable du traitement des données, soit le professionnel de la santé, pour nous informer de toute modification apportée aux renseignements qu'il nous a fournis.

7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mutuo Santé met en œuvre des mesures de protection physiques, administratives et techniques appropriées afin de protéger les renseignements sur les patients et les renseignements personnels contre la perte, le vol, ainsi que l'accès, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisés. Ces mesures comprennent notamment : la limitation de l'accès aux renseignements sur les patients et aux renseignements personnels aux seuls employés autorisés qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions; la formation de nos employés relativement à leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels; l'obligation pour nos employés de signer des ententes de confidentialité; le chiffrement des renseignements sur les patients et des renseignements personnels, tant lorsqu'ils sont stockés que lorsqu'ils sont transmis.

8. Où conservons-nous les renseignements personnels?

Mutuo Santé conserve les renseignements sur les patients de façon sécurisée au moyen des services infonuagiques d'Amazon Web Services (AWS). Toutes les données sont conservées au Canada. Toutefois, certains renseignements peuvent devoir être traités et temporairement stockés aux États-Unis.

9. Liens vers des sites Web de tiers

Notre Site Web peut contenir des liens vers des sites Web exploités par des tiers, notamment des sites faisant la promotion d'autres produits ou services. Ces organisations sont indépendantes de Mutuo Santé et disposent de leurs propres politiques de confidentialité. Nous ne sommes pas responsables de la façon dont ces tiers recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels. Nous vous recommandons donc de consulter attentivement leurs politiques de confidentialité avant de leur transmettre des renseignements personnels.

10. Marketing direct

Vous pouvez choisir de recevoir des communications promotionnelles ou marketing de Mutuo Santé. Lorsque vous y avez expressément consenti, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels afin de vous informer au sujet de notre entreprise, de nos produits, de nos services, de nos offres promotionnelles et de nos événements. Si vous ne souhaitez plus recevoir ces communications, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps : en utilisant le lien de désabonnement figurant dans nos courriels ou autres communications électroniques ou en nous écrivant à privacy@well.company.

Nous cesserons de vous transmettre des communications marketing dans les sept (7) jours suivant la réception de votre demande de désabonnement.

11. Nous joindre

Toute question concernant l'utilisation des produits ou services de Mutuo Santé par votre professionnel de la santé doit être adressée directement à ce dernier.

La protection de vos renseignements personnels est une responsabilité importante pour Mutuo Santé. Si vous avez des questions (y compris sur la façon dont nous gérons les renseignements personnels), des préoccupations ou des plaintes concernant la présente Politique de confidentialité, ou si vous croyez que nous ne l'avons pas respectée, veuillez communiquer avec nous par courriel à : privacy@well.company

Les questions concernant vos droits et vos responsabilités en vertu de la présente Politique de confidentialité peuvent également être adressées à notre responsable de la protection des renseignements personnels à cette même adresse.

Si, après nous avoir contactés, vous demeurez insatisfait, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des renseignements personnels de votre territoire.

12. Vos droits

Selon les lois applicables de la province où vous résidez et recevez des soins de santé, vous pouvez disposer des droits suivants relativement à vos renseignements personnels, y compris vos renseignements personnels sur la santé :

Mettre à jour ou retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;

Demander l'accès à vos renseignements personnels, y compris vos renseignements personnels sur la santé;

Demander que nous limitions l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels;

Vous opposer à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels ou déposer une plainte à cet égard;

Demander la correction de certains renseignements personnels (par exemple une adresse courriel), sans toutefois exiger leur suppression lorsque la loi ne le permet pas;

Demander le transfert des renseignements personnels que vous nous avez fournis à une autre organisation, lorsque cela est applicable;

Demander la suppression des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, lorsque la loi le permet.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez communiquer avec nous à privacy@well.company. Si votre demande concerne l'accès à vos renseignements personnels sur la santé, nous pourrons transmettre votre demande au professionnel de la santé concerné afin qu'il puisse y répondre conformément aux exigences applicables. Nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) jours. Si nous ne sommes pas en mesure d'accéder à votre demande — par exemple si la communication des renseignements demandés révélerait les renseignements personnels d'une autre personne — nous vous expliquerons les motifs de notre décision.

Toutes les demandes sont traitées avec le même soin et la même attention.

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